ЗАТВЕРДЖЕНО
Розпорядження голови райдержадміністрації
31.12.2008
№747
Порядок розгляду звернень громадян,
їх
особистого прийому у райдержадміністрації
1.
Загальні положення
1.1.
Цей Порядок розгляду звернень громадян, їх особистого прийому у
райдержадміністрації (далі - Порядок) визначає організаційні засади приймання,
реєстрації, розгляду, узагальнення та аналізу звернень громадян, їх особистого
прийому у райдержадміністрації, контролю за виконанням доручень, наданих за
результатами розгляду.
1.2.
Положення розроблено згідно із Законом України «Про звернення громадян»,
Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і
місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах,
організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації,
затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.97 №348, Указом
Президента України від 07.02.2008 №109/2008 «Про першочергові заходи щодо
забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до
органів державної влади та органів місцевого самоврядування», Регламентом
Сватівської районної державної адміністрації,
затвердженим розпорядженням голови райдержадміністрації від 27.11.2007 №820,
Положенням про апарат райдержадміністрації, затвердженим розпорядженням голови
райдержадміністрації від 07.03.2008 №143 та Положенням про загальний відділ
апарату райдержадміністрації (далі – загальний відділ).
2.
Облік та розгляд звернень громадян
2.1.
Письмові звернення громадян, що надійшли до райдержадміністрації, отримує та
опрацьовує загальний відділ, працівники якого:
-
визначають вид звернення згідно зі статтею 3 Закону України «Про звернення
громадян»;
-
перевіряють їх на відповідність вимогам статті 5 Закону України Про звернення
громадян»;
-
вивчають на предмет повторності згідно з вимогами статті 8 Закону України Про
звернення громадян»;
-
реєструють їх у день надходження в автоматизованій інформаційно-аналітичній
системі «Звернення»;
-
передають звернення з усіма додатками (за їх наявності) на розгляд голові, його
заступникам для надання доручень щодо вирішення питань, які містяться у
зверненні, або надання відповідних роз’яснень у 3-денний строк.
2.2.
Під час реєстрації звернення йому надається відповідний реєстраційний індекс,
який складається з коду території (зазначені у додатку до Порядку),
початкової літери прізвища заявника (або великих літер КО у разі колективного
звернення, великих літер БП у разі звернення без підпису) та порядкового
реєстраційного номера звернення з початку року і ознаки звернення: на особистому
прийомі – 1, виїзному прийомі - 2, письмове – 3, під час проведення телефонного
зв’язку «Пряма лінія» - 4.
Наприклад: 15-А/35-1;
03-КО/5-2; 10-БП/22-3; 20- Г/17-4.
2.3. Якщо у зверненні містяться питання, що не належать до повноважень
райдержадміністрації, працівниками загального відділу визначається належний
орган чи посадова особа, готується супровідний лист за підписом голови або
заступника голови райдержадміністрації.
У
строк не більше п’яти днів таке звернення разом із супровідним листом
спеціалісти загального відділу пересилають за належністю відповідному органу чи
посадовій особі, про що повідомляється громадянину, який подав звернення.
У
разі, якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого
рішення, воно в той же строк повертається громадянину з відповідними
роз’ясненнями.
2.4.
У разі надходження повторного звернення від одного і того ж громадянина з того ж
самого питання, якщо перше вирішено по суті, а також звернення особи, визнаної
судом недієздатною, та звернення, що надійшло з порушенням строків, встановлених
статтею 17 Закону України «Про звернення громадян», працівники загального
відділу готують доповідну записку голові райдержадміністрації з пропозицією про
передачу такого звернення постійнодіючій комісії при райдержадміністрації з
питань розгляду звернень громадян для прийняття рішення про залишення його без
розгляду згідно зі ст. 8 Закону України «Про звернення громадян». Остаточне
рішення про припинення розгляду таких звернень приймає голова
райдержадміністрації.
2.5.
Після надання головою та його заступниками відповідних доручень, звернення з
усіма додатками та резолюціями повертаються до загального відділу, спеціалісти
якого:
-
заносять зміст доручення в автоматизовану інформаційно-аналітичну систему
«Звернення»;
-
перевіряють правильність встановлених строків розгляду;
-
роздруковують реєстраційні картки і передають виконавцям копію звернення з усіма
додатками та резолюцією.
2.6.
Структурні підрозділи та посадові особи райдержадміністрації, яким головою та
його заступниками доручено розгляд звернення, зобов’язані детально вивчити його,
у разі потреби здійснити перевірки викладених у ньому обставин, вжити необхідних
заходів для вирішення поставлених автором звернення питань, з’ясувати та
прийняти рішення про усунення причин і умов, які спонукають громадян скаржитися.
2.7.
Рішення, які приймаються за зверненнями, мають бути мотивованими та ґрунтуватися
на нормах чинного законодавства. Посадова особа, визнавши заяву такою, що
підлягає задоволенню, зобов’язана здійснити всі необхідні дії щодо реалізації
права заявника, а в разі визнання скарги обґрунтованою - негайно вжити заходів
щодо поновлення порушених прав.
2.8.
Рішення про відмову в задоволенні клопотань, викладених у зверненні, доводиться
до відома громадянина у письмовій формі з посиланням на чинне законодавство і
викладенням мотивів відмови, а також із роз’ясненням порядку оскарження
прийнятого рішення. При цьому вказуються заходи, які вживалися
райдержадміністрацією для перевірки цього звернення.
2.9.
Якщо у зверненні поряд з питаннями, що належать до компетенції
райдержадміністрації, порушуються проблеми, які підлягають вирішенню в інших
органах чи установах, то при наданні відповіді громадянину також роз’яснюється
порядок вирішення цих питань.
2.10. Звернення розглядаються і вирішуються у строк не більше одного місяця від
дня їх надходження, а ті, що не потребують додаткового вивчення, - невідкладно,
але не пізніше п’ятнадцяти днів від дня їх отримання. Якщо у місячний строк
вирішити порушені у зверненні питання неможливо, голова та заступники голови
райдержадміністрації установлюють виконавцям необхідний строк для його розгляду,
про що загальний відділ повідомляє заявника. При цьому загальний строк вирішення
питань, порушених у зверненні, не може перевищувати сорока п’яти днів.
2.11. Звернення громадян, які мають встановлені законодавством пільги - Героїв
Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, Героїв України, ветеранів та
інвалідів Великої Вітчизняної війни та праці; осіб, які постраждали від аварії
на Чорнобильській АЕС, багатодітних сімей, одиноких матерів та інших громадян,
які потребують соціального захисту та підтримки – подаються на розгляд голові
райдержадміністрації у теці з написом «Невідкладно» і розглядаються ним у
першочерговому порядку.
2.12. Звернення вважається вирішеним,
якщо розглянуто всі поставлені в ньому питання, прийнято обґрунтоване рішення та
вжито необхідних заходів, заявника повідомлено про результати розгляду звернення
і прийняте рішення.
2.13. За результатами розгляду звернення особами, яким було доручено його
розгляд, готується відповідь за підписом голови райдержадміністрації або його
заступників, якими надавалося відповідне доручення. Проект відповіді, крім
визначених Інструкцією з ведення діловодства у райдержадміністрації посадових
осіб, обов’язково візується юристом апарату райдержадміністрації.
Голова райдержадміністрації та його заступники можуть доручити керівникам
структурних підрозділів райдержадміністрації та територіальних підрозділів
центральних органів виконавчої влади,
які підзвітні і підконтрольні голові райдержадміністрації, самостійно надати
відповідь на звернення, при цьому копія відповіді та інформація про результати
розгляду подаються виконавцями до загального відділу.
2.14. Відповіді на звернення громадян надсилаються на бланках листа
райдержадміністрації, її структурних підрозділів та інших органів виконавчої
влади.
2.15. Усе листування щодо розгляду та вирішення порушених заявниками питань,
копія відповіді підшиваються до пропозиції, заяви або скарги.
2.16. Звернення після їх розгляду з усіма документами щодо вирішення питань та
реєстраційною карткою мають бути повернуті загальному відділу для формування
справ та картотек. Формування і зберігання справ у виконавців забороняється.
2.17. Кожне звернення з усіма документами щодо його розгляду і вирішення
порушених у ньому питань становить у справі самостійну групу, його вміщують в
м’яку обкладинку, роздруковану з автоматизованої інформаційно-аналітичної
системи «Звернення», і зберігають у загальному відділі у відповідній справі
згідно з визначеними номенклатурою справ строками.
У
разі одержання повторного звернення або надходження додаткових документів, вони
підшиваються до цієї групи документів.
Під час
формування справ перевіряються правильність направлення документів до справи, їх
комплектність. Невирішені звернення, а також неправильно оформлені документи
підшивати до справи забороняється.
3. Особистий прийом громадян у
райдержадміністрації
3.1.
Особистий прийом громадян у райдержадміністрації проводиться головою
райдержадміністрації та його заступниками згідно із затвердженим графіком
прийому громадян.
3.2.
Графік особистого прийому громадян у райдержадміністрації затверджується
розпорядженням голови райдержадміністрації та вивішується у приймальні голови
райдержадміністрації, у місці, зручному для вільного огляду, та оприлюднюється у
засобах масової інформації й мережі Інтернет.
3.3.
Особистий прийом голови райдержадміністрації та його заступників здійснюється
без попереднього запису, запис проводиться працівниками загального відділу
безпосередньо у день прийому.
3.4.
Під час запису громадян на особистий прийом працівники загального відділу:
-
з’ясовують прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання громадян, зміст
порушених питань, до яких посадових осіб райдержадміністрації або її структурних
підрозділів вже зверталися громадяни і яке було прийнято рішення, вивчають
документи, інші матеріали, що подаються громадянами для обґрунтування своїх заяв
(клопотань), скарг або пропозицій (зауважень). Не допускається з’ясування
відомостей про особу громадянина, що не стосуються звернення;
-
забезпечує добір матеріалів з питання, що розглядатиметься (попередні звернення,
матеріали щодо їх розгляду тощо);
-
забезпечує направлення звернення, що подано на особистому прийомі,
безпосередньо виконавцям, зазначеним у резолюції голови, заступників голови
райдержадміністрації;
-
проводить консультації та роз’яснення для громадян щодо порядку розв’язання
порушених ними питань.
3.5.
При повторному зверненні громадянина розглядаються попередні матеріали з
порушеного питання, з’ясовуються причини, що його викликали, та надаються
необхідні роз’яснення.
3.6.
Голова райдержадміністрації, його заступники, які проводять особистий прийом,
для забезпечення розв’язання поставлених громадянином питань можуть залучати до
їх розгляду працівників відповідних структурних підрозділів
райдержадміністрації, територіальних підрозділів центральних органів державної
виконавчої влади (за згодою їх керівників), органів місцевого самоврядування або
одержувати від них потрібну інформацію.
3.7.
Особистий прийом іноземних громадян та осіб без громадянства проводиться на
загальних засадах.
3.8. Усі звернення громадян, подані на особистому прийомі, реєструються
відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах
державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на
підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах
масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від
14.04.97 № 348.
У
разі, якщо порушене громадянином питання вирішити на особистому прийомі
неможливо через складність і необхідність додаткового вивчення, воно
розглядається в тому самому порядку, що й письмове звернення.
Про
результати розгляду громадянину повідомляється письмово або усно, за його
бажанням.
3.9.
Якщо розв’язання питання, з яким звернувся громадянин, не входить до компетенції
райдержадміністрації, то посадова особа, яка проводить прийом, роз’яснює йому,
до якого органу державної влади або органу місцевого самоврядування,
підприємства, установи, організації треба звернутися за його вирішенням, і за
можливістю надає в цьому допомогу (адресу, номер телефону тощо).
3.10. Дані про громадянина, який звернувся до райдержадміністрації, стислий
зміст питань, а також результати їх розгляду записуються відповідальними
працівниками у реєстраційних картках.
3.11. Голова райдержадміністрації та його заступники зобов’язані забезпечити
особистий прийом усіх громадян у день їх звернення з урахуванням затвердженого
графіку прийому.
4. Виїзні прийоми громадян голови
райдержадміністрації та його заступників
4.1.
Виїзні прийоми громадян у населених пунктах району здійснюються головою
райдержадміністрації та його заступниками згідно з графіком, затвердженим
розпорядженням голови райдержадміністрації.
4.2.
Місце виїзного прийому визначається головою райдержадміністрації та його
заступниками не пізніше ніж за п’ять днів до його проведення.
4.3.
Загальний відділ направляє органам місцевого самоврядування, підприємствам,
організаціям, на території яких буде проводитися виїзний прийом, інформацію щодо
місця і часу його проведення.
4.4.
Голови територіальних громад, керівники підприємств, організацій, на території
яких буде проводитися виїзний прийом:
-
оприлюднюють відомості щодо проведення виїзного прийому;
-
організовують попередній запис громадян на виїзний прийом;
-
надають приміщення та створюють відповідні умови для проведення прийому;
-
направляють у райдержадміністрацію за два робочих дні до проведення виїзного
прийому список громадян, які попередньо записані на особистий прийом, та зміст
питань, що порушуються в їх зверненнях, попередні заходи,
які
здійснювалися для їх вирішення, та стан вирішення питань (якщо такі були).
4.5.
Для організації та проведення виїзних прийомів голова райдержадміністрації та
його заступники можуть залучати юристів райдержадміністрації, спеціалістів
відділу організаційно-кадрової роботи та загального відділу апарату
райдержадміністрації, а у разі необхідності - керівників та працівників інших
структурних підрозділів райдержадміністрації, представників територіальних
підрозділів центральних органів державної виконавчої влади (за згодою їх
керівників).
4.6.
Відповідальні працівники заповнюють під час проведення виїзних прийомів
реєстраційні картки заявників та приймають від них заяви; передають їх і всі
матеріали, отримані під час прийому загальному відділу.
4.7.
Загальний відділ:
-
готує матеріали стосовно звернень громадян, які попередньо записані на виїзний
прийом (згідно з інформацією, отриманою від органів місцевого самоврядування,
керівників підприємств, установ, організацій);
-
здійснює обробку реєстраційно-контрольних карток і звернень громадян, які
надійшли під час виїзного прийому, та контролює дотримання строків надання
відповідей заявникам;
-
щокварталу готує аналітичні матеріали про стан роботи щодо розгляду звернень
громадян у райдержадміністрації.
5. телефонний зв’язок «Пряма лінія»
голови райдержадміністрації та його заступників
з населенням району
5.1.
Телефонний зв’язок «Пряма лінія» керівництва райдержадміністрації з населенням
району з (далі – пряма лінія) - прийом громадян, що звернулися до
райдержадміністрації через засоби телефонного зв’язку, який проводиться головою
райдержадміністрації та його заступниками згідно з графіком, що затверджується
розпорядженням голови райдержадміністрації.
5.2.
Графік прямої лінії розробляється та подається загальним відділом на
затвердження голові райдержадміністрації у встановленому порядку.
5.3. Визначені графіком дні, години,
тема прямої лінії, склад посадових осіб, які беруть участь у її проведенні,
оприлюднюються через засоби масової інформації та мережу Інтернет.
5.4. Загальний відділ:
- здійснює реєстрацію та опрацювання
звернень громадян, що надійшли під час прямої лінії;
- забезпечує контроль за виконанням
доручень, наданих головою райдержадміністрації та його заступниками під
час проведення прямої лінії;
- узагальнює результати щодо вирішення
питань громадян, які звернулися під час прямої лінії;
- готує аналітичні матеріали про стан
розгляду питань, отриманих під час прямої лінії, та надає їх голові
райдержадміністрації, оприлюднює у засобах масової інформації і веб-сторінці
райдержадміністрації.
6.
Контроль за розглядом звернень громадян
6.1. Контроль за виконанням доручень,
наданих під час прийому громадян або розгляду письмових звернень головою
райдержадміністрації, його заступниками здійснюється загальним відділом, який:
- попереджає виконавців за три робочих
дні про закінчення строку розгляду звернення;
-
отримує від виконавців інформацію щодо розгляду та вирішення питань, що
містяться у зверненнях, перевіряє їх зміст на відповідність наданим дорученням,
якість і повноту вирішення,
- інформує
облдержадміністрацію про вирішення питань, порушених громадянами у своїх
зверненнях до органів влади вищого рівня.
6.2. Контролю за виконанням підлягають
всі звернення громадян, які надійшли до райдержадміністрації.
6.3. Звернення, на які надаються
попередні відповіді та інформації, з контролю не знімаються. Контроль
завершується тільки після прийняття рішення і вжиття заходів щодо вирішення
порушених у зверненні питань.
Якщо питання не вирішені у встановлений
термін, виконавець повинен доповісти про це керівнику, який надав доручення, з
поясненням причин та клопотати про продовження строку або способу його
виконання. В такому випадку керівником може бути продовжено строк розгляду
звернення (але не більше 45 днів) і встановлено додатковий контроль.
6.4. Керівники структурних підрозділів
райдержадміністрації та інших органів державної влади, підприємств, установ,
закладів та організацій, що підзвітні й підконтрольні райдержадміністрації, яким
були надані доручення щодо розгляду звернень громадян, до 5 числа кожного місяця
надають до загального відділу інформацію про стан розгляду звернень та вирішення
питань за останній місяць. В інформації мають бути зазначені допущені порушення
під час вирішення та розгляду звернень, вказані причини, що їх спонукали, вжиті
з цього приводу заходи.
6.5. Контроль за виконанням звернення
припиняється головою райдержадміністрації або його заступниками після того, як
вжито заходів щодо вирішення усіх питань, порушених у зверненні, а заявнику
надано остаточну відповідь.
7.
Аналіз та узагальнення звернень громадян
7.1. Загальний відділ:
- щокварталу аналізує роботу з розгляду
звернень громадян, узагальнює пропозиції, що містяться в них, розробляє
рекомендації, спрямовані на усунення причин виникнення обґрунтованих скарг і
зауважень громадян, контролює вирішення порушених у них питань;
- вивчає стан організації роботи зі
зверненнями громадян у структурних підрозділах райдержадміністрації,
територіальних підрозділах центральних органів виконавчої влади, органах
місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях району,
розробляє методичні рекомендації та надає практичну допомогу щодо застосування
законодавства про звернення громадян;
- готує щомісячні, щоквартальні та
річні статистичні звіти про стан роботи зі зверненнями громадян у
райдержадміністрації та органах місцевого самоврядування.
7.2. Стан роботи з питань розгляду
звернень громадян та організації їх особистого прийому розглядається на
засіданнях колегії райдержадміністрації (не рідше двох разів на рік), нарадах у
голови райдержадміністрації та його заступників, засіданнях постійнодіючої
комісії при райдержадміністрації з питань розгляду звернень громадян із
заслуховуванням звітів керівників структурних підрозділів райдержадміністрації,
голів територіальних громад, територіальних підрозділів центральних органів
державної виконавчої влади.
7.3.
Загальний відділ розміщує на офіційній веб-сторінці райдержадміністрації
матеріали стосовно проведеної райдержадміністрацією роботи зі зверненнями
громадян.
Начальник
загального відділу апарату райдержадміністрації Н.М.Наугольна
Додаток до Положення про порядок
розгляду звернень громадян,
їх особистого прийому у райдержадміністрації
