Деловая речь
Виды документов
Документы: функции и классификация
Деловодство (деловедение) — это документирование и организация работы с документами, что составляет совокупление форм, приемов, способов и методов их заключения и проработки.
Современный срок «документационное обеспечение управления» является информационно-технологической составляющей частью в современной организации деловодства.
Корнем документирования является документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, которые дают возможность ее идентифицировать.
Носитель — это материальный объект, который используют, чтобы закрепить и сохранить на нем языковую, звуковую или изображающую информацию, в том числе и в преобразованном виде.
Кроме бумаги, используют и новые носители — магнитные ленты, дискеты, диски, флешки, которые дают возможность применять современные технические и автоматизированные средства.
Документирование — регламентированный процесс записи информации на бумаге или другом носителе, который обеспечивает её юридическую силу.
Юридическая сила — способность официального документа, предоставленная ему действующим законодательством, компетенцией органа, что его выдал, и устоявшимся порядком его оформления. Юридическая сила документа обеспечена установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов и — обязательных составляющих частей заключения документа.
Госстандартом установлен не только состав реквизитов, но и зоны, и последовательность их размещения на документе. Совокупление реквизитов и схема их размещения на документе составляют его формуляр
Наличие формуляра обеспечивает общность документирование и общность документации как в пределах одного заведения, так и в целом в стране.
В социальном плане любой официальный документ много функциональный, то есть выполняет несколько функций, что и дает возможность ему удовлетворять определенные потребности граждан.
К общим функциям документа принадлежат:
Информационная — любой документ создают, чтобы сохранить информацию, поскольку потребность ее зафиксировать — причина заключения документа.
Социальная — документ есть социально значимый объект, поскольку его появление повлекла и другая социальная потребность.
Коммуникативная — документ есть средство связи между отдельными составляющими частями официальной, общественной структуры (заведениями, учреждениями, фирмами и тому подобное).
Культурная — документ есть средство фиксации и передачи культурных традиций, что лучше всего проследить на значительных комплексах документов (научно-технической области), где отображен уровень научного, технического и культурного развития общества.
К специфическим функциям документа принадлежат:
Управленческая — документ есть инструмент управления; эта функция присущая ряду определенных документов (плановым, отчетным, организационно-предписывающим и др.), которые создают, чтобы реализовать задание управления.
Правовая — документ есть средство закрепления и изменений правовых норм и правоотношений в обществе; эта функция является определяющей в законодательных и правовых нормативных актах, которые создают для фиксации правовых норм и правовых отношений, а также в любых документах, которые приобретают правовую функцию временно (для использования как судебный довод).
Историческая — когда документ есть источник исторических сведений о развитии общества; эту функцию приобретает определенная часть документов лишь после того, как они выполнят свою оперативную действенную роль и поступят к архиву на хранение.
Любой документ есть составляющая часть соответствующей системы документации.
Система документации — это совокупление (общность) определенных документов, взаимоувязанных признаками происхождения, назначения, вида, области деятельности и единственных требований к их заключению.
Официальные (служебные) документы в зависимости от области их применения и
функционирования разделяют на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и др. Но лишь управленческие документы обеспечивают порядок управления объектов как в пределах всего государства, так и в отдельной организации. Основными комплексами всей документации являются:
— организационно-правовая документация;
— плановая документация;
— информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;
— отчетная документация;
— документация относительно личного состава (кадровая);
— финансовая документация (бухгалтерский учет и отчетность);
— документация из материально-технического обеспечения;
— договорная документация;
— документация из документационного и информационного обеспечения деятельности заведений.
Кроме отмеченных, есть еще специализированная (ведомственная) документация, которая отображает деятельность определенного заведения (медицинская, военная, театральная и др.).
