З 1 березня 2019 року у Сватівській міській раді було дещо змінено порядок видачі довідок про склад сім'ї або зареєстрованих у житловому приміщенні/будинку осіб та оптимізовано процес надання адміністративної послуги з питання реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання. Такі зміни стали можливими в результаті створення електронного реєстру територіальної громади, завдяки реалізації проекту «Зміцнення громадянської довіри» за фінансової підтримки Агентства США з Міжнародного розвитку USAID. Впровадженням проекту займалася компанія «Кімонікс Інтернешнл Інк».
Для отримання довідки вперше. необхідно подати пакет документів, а саме: будинкову книгу, право власності на житловий будинок, паспорта зареєстрованих громадян, свідоцтва про народження неповнолітніх дітей. Під час візиту громадян до міської ради, спеціалісти вносять усі дані до електронного реєстру, в результаті чого, відбувається автоматичне формування довідки. При повторному зверненні громадян, лише перевіряються внесені дані та вносять зміни, в разі якщо такі відбулись (змінено прізвище у звязку зі шлюбом, змінено паспорт тощо.)
Якщо неповнолітні діти не зареєстровані за адресою, то до довідки вони включені не будуть. У звязку з автоматизацією процесу довідки формуються лише на зареєстрованих громадян. Якщо ж громадяни проживають без реєстрації, то замість довідки про проживання без реєстрації, буде видаватися Акт про фактичне місце проживання, складений за участю депутата міської ради. Для отримання акту про підтвердження місця проживання особи без реєстрації необхідно подати заяву встановлення зразка до каб. №2 міської ради. Для більш детальних консультацій щодо отримання акту просимо звертатися за тел. 3-40-67.
Якщо громадяни мешкають в будинку, який належить на праві часткової власності окремим сімям, то для отримання довідки необхідно мати Договір поділу нерухомого майна (присвоєння окремих адрес частинам житлових будинків, що є у спільній частковій власності). Відповідно до ч.3 ст.367 Цивільного кодексу України такий договір підлягає обовязковому нотаріальному посвідченню.