Документы: функции и классификация
Деловодство (делопроизводство) — это документирование и организация работы с документами, что составляет совокупность форм, приемов, способов и методов их составления и обработки.
Современный термин «документационное обеспечение управления» является информационно-технологической составляющей в современной организации делопроизводства.
Основой документирования является документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, которые дают возможность ее идентифицировать.
Носитель — это материальный объект, который используют, чтобы закрепить и сохранить на нем языковую, звуковую или графическую информацию, в том числе и в преобразованном виде. Кроме бумаги, используют и новые носители — магнитные ленты, дискеты, диски, флеш-накопители, которые дают возможность применять современные технические и автоматизированные средства.
Документирование — регламентированный процесс записи информации на бумаге или другом носителе, который обеспечивает её юридическую силу.
Юридическая сила — способность официального документа, предоставленная ему действующим законодательством, компетенцией органа, выдавшего его, и устоявшимся порядком его оформления. Юридическая сила документа обеспечена установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов — обязательных составляющих частей составления документа.
Госстандартом установлен не только состав реквизитов, но и зоны, и последовательность их размещения на документе. Совокупность реквизитов и схема их размещения на документе составляют его формуляр. Наличие формуляра обеспечивает единство документирования и общность документации как в пределах одного учреждения, так и в целом в стране.
В социальном плане любой официальный документ многофункционален, то есть выполняет несколько функций, что дает ему возможность удовлетворять определенные потребности граждан.
Официальные (служебные) документы в зависимости от области их применения разделяют на управленческие, научные, технические, технологические, производственные и др. Лишь управленческие документы обеспечивают порядок управления объектами как в пределах всего государства, так и в отдельной организации.
Основными комплексами управленческой документации являются:
Кроме отмеченных, существует специализированная (ведомственная) документация, которая отображает специфическую деятельность определенного учреждения (медицинская, военная, театральная и др.).