ПОЛОЖЕННЯ
про архівний відділ районної державної
адміністрації
І. Загальні
положення
1.1 Архівний відділ районної
державної адміністрації (далі-відділ) є структурним підрозділом
райдержадміністрації, що утворюється головою райдержадміністрації, підзвітний і
підконтрольний голові райдержадміністрації, державному архіву області,
Держкомархіву.
1.2 Відділ у своїй діяльності
керується Конституцією України, законами України, актами Президента України та
Кабінету Міністрів України, наказами Держкомархіву, розпорядженнями голови
обласної та районної державної адміністрацій, рішеннями відповідного органу
місцевого самоврядування, наказами директора державного архіву області, а також
положенням про відділ.
ІІ. Основні
завдання
2.1 Реалізація державної
політики у сфері архівної справи і діловодства, здійснення управління архівною
справою і діловодством на території району.
2.2 Координація діяльності
органів державної влади, підприємств, установ та організацій усіх форм власності
у питаннях архівної справи і діловодства;
2.3 Внесення до Національного
архівного фонду архівних документів, що мають місцеве значення, ведення їх
обліку, зберігання та використання відомостей, що в них містяться.
2.4 Здійснення контролю за
діяльністю архівних установ і служб діловодства, забезпечення додержання
законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.
ІІІ. Функції
3.1 Складає і, за погодженням
з державним архівом області, подає на затвердження до райдержадміністрації плани
розвитку архівної справи в районі та забезпечує їх виконання.
3.2 Забезпечує зберігання, облік
і охорону:
-
документів Національного архівного фонду, переданих відділу органами
державної влади, підприємствами, установами та організаціями незалежно від форми
власності та об’єднаннями громадян, які діють (діяли) на території району;
-
документів особового походження;
-
фотодокументів та аудіовізуальних документів, що мають значення для
вивчення історії району;
-
друкованих, ілюстрованих та інших матеріалів, що використовуються для
довідково-інформаційної роботи;
-
облікових документів і довідкового апарату до них.
3.3 Організовує роботу,
пов’язану з віднесенням профільних документів до Національного архівного фонду
або вилученням документів з нього незалежно від місця зберігання і форми
власності на них.
3.4 Готує матеріали для
проведення державним архівом області державної реєстрації документів
Національного архівного фонду, які зберігаються на території району.
3.5 Інформує державний архів
області про виявлення архівних документів, що не мають власника або власник яких
невідомий, а також про здійснення продажу документів Національного архівного
фонду з метою реалізації переважного права держави на їх придбання.
3.6 Подає райдержадміністрації
пропозиції щодо складу органів державної влади, підприємств, установ та
організацій району, документи яких надходять на державне зберігання.
3.7 Перевіряє роботу архівних
підрозділів і служб діловодства в органах державної влади, на підприємствах, в
установах та організаціях незалежно від форми власності, надає їм методичну
допомогу у впровадженні прогресивних систем діловодства та зберігання
документів.
3.8 Надає
консультативно-методичну допомогу в організації діяльності архівної установи для
централізованого тимчасового зберігання архівних документів, що не належать до
Національного архівного фонду.
3.9 Веде зведений облік архівних
документів, що зберігають органи державної влади, підприємства, установи та
організації району, подає належні відомості про ці документи державному архіву
області.
3.10 Надає на договірних засадах
послуги підприємствам, установам та організаціям з упорядкування документів та
використання відомостей, що містяться в них, розроблення методичних посібників з
архівної справи та діловодства.
3.11 Передає державному архіву
області у визначені ним терміни документи та довідковий апарат до них для
постійного зберігання.
3.12 Створює і вдосконалює
довідковий апарат до документів Національного архівного фонду.
3.13 Видає архівні довідки,
копії документів та іншим шляхом задовольняє запити фізичних і юридичних осіб.
3.14 Вивчає, узагальнює і
поширює досвід роботи архівних установ.
3.15 Виконує інші функції, що
випливають з покладених на відділ завдань.
ІV. Відділ має право:
4.1 Одержувати в установленому
порядку від інших підрозділів райдержадміністрації, органів місцевого
самоврядування, підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності
інформацію, документи та інші матеріали, необхідні для виконання покладених на
нього завдань.
4.2 Розробляти і подавати на
затвердження в установленому порядку ціни на роботи (послуги), що виконуються
(надаються) відділом на договірних засадах.
4.3 Вимагати від власника
документів, від часу створення яких минуло понад 50 років, або в інших
передбачених законодавством, подання цих документів для проведення експертизи їх
цінності.
4.4 Звертатися до суду з
позовом про позбавлення власника документів Національного архівного фонду, який
не забезпечує належну їх збереженість, права власності на ці документи.
4.5 Порушувати в
установленому порядку питання про зупинення діяльності архівних установ, що не
забезпечують збереженість документів Національного архівного фонду або порушують
вимоги щодо державної реєстрації цих документів.
4.6 Порушувати в порядку,
встановленому законодавством, питання про притягнення до відповідальності
працівників архівних установ, користувачів документами Національного архівного
фонду та інших осіб, винних у порушенні законодавства про Національний архівний
фонд та архівні установи, а також про відшкодування ними збитків, заподіяних
власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженій ним особі.
4.7 Скликати наради з питань,
що належать до його компетенції.
V.
Організація роботи
5.1 Відділ очолює начальник,
який призначається на посаду і звільняється з посади головою
райдержадміністрації за погодженням відповідно із заступником голови обласної
державної адміністрації та директором державного архіву області.
5.2 Начальник відділу
здійснює керівництво діяльністю відділу, несе персональну відповідальність за
виконання покладених на відділ завдань.
5.3 Для проведення експертизи
цінності документів відділ утворює експертну комісію.
5.4 Склад експертної комісії
і положення про неї затверджує начальник відділу відповідно до типового
положення, затвердженого Держкомархівом.
VІ.
Взаємовідносини (зв’язки) з іншими
структурними
підрозділами
6.1 Відділ у процесі
виконання покладених на нього завдань взаємодіє з іншими структурними
підрозділами райдержадміністрації, органами місцевого самоврядування, а також
підприємствами, установами, організаціями та об’єднаннями громадян.
6.2 Начальник відділу має право
для виконання покладених на нього службових обов’язків відвідувати архівні
підрозділи і служби діловодства органів державної влади, підприємств, установ і
організацій незалежно від форм власності та об’єднань громадян, а також право
доступу до їх документів, за винятком тих, що згідно із законодавством
спеціально охороняються.
6.3 Відділ утримується за
рахунок коштів державного бюджету.
6.4 Граничну чисельність, фонд оплати праці працівників, кошторис та штатний
розпис відділу затверджує голова райдержадміністрації.
